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① 指定申請時の書類一覧
⚠️ 提出先に注意
京都市内は京都市（障害保健福祉推進室）、それ以外は京都府（障害者支援課）に申請。様式は各機関のWebサイトからDLしてください。
📥 指定申請様式 ダウンロード（京都府公式）
| # | 書類名 | 内容・備考 | 様式 | 必須度 | 詳細 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 指定（更新）申請書 | 事業者名・所在地・サービス種類・管理者氏名等を記入する基本書類。 | 府指定様式 | 必須 | |
| 2 | 付表（サービス別） | 営業時間・サービス提供地域・緊急時対応等の詳細を記入。 | 府指定様式 | 必須 | |
| 3 | 事業所の平面図 | 縮尺・室名を明記。相談室・事務スペースの区分が分かること。 | 自由様式 | 必須 | |
| 4 | 設備・備品一覧表 | 訪問看護に使用する器材・備品の一覧。 | 自由様式 | 必須 | |
| 5 | 管理者の経歴書・資格証コピー | 管理者の看護師・保健師免許証のコピーと経歴書。 | 自由様式 | 必須 | |
| 6 | 従業員の勤務体制及び勤務形態一覧表 | 全従業員の氏名・資格・雇用形態・週の勤務時間・常勤換算数がわかる表。 | 府指定様式 | 必須 | |
| 7 | 従業員の資格証コピー | 看護師・准看護師・保健師・PT・OT等の免許証コピー。 | — | 必須 | |
| 8 | 組織体制図 | 管理者・看護師・その他スタッフの指揮命令系統を示す図。 | 自由様式 | 必須 | |
| 9 | 運営規程 | 事業の目的・運営方針・従業者の職種と員数・緊急時対応・秘密保持等を記載。 | 自由様式 | 必須 | |
| 10 | 苦情対応方針の概要 | 苦情受付窓口・受付方法・解決手続きについて記載した書類。 | 自由様式 | 必須 | |
| 11 | 社会保険・労働保険の加入状況確認票 | 従業員の健保・厚年・雇用保険・労災保険の加入状況確認書類。 | 府指定様式 | 必須 | |
| 12 | 誓約書 | 欠格事由（成年後見・禁固刑・指定取消等）に該当しないことの誓約書。 | 府指定様式 | 必須 | |
| 13 | 法人の登記事項証明書 | 発行後3ヶ月以内のもの。 | — | 法人は必須 |
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② 日常業務で使う書類・様式
📥 日常業務の様式ダウンロード（訪問看護）
| 書類名 | 頻度 | 提出先 | 内容・ポイント | 詳細 |
|---|---|---|---|---|
| 訪問看護指示書 | 6ヶ月毎に更新 | 主治医から取得 | 主治医が発行。有効期限切れは無効。特別指示書は最長14日。 | |
| 訪問看護計画書 | 月1回以上 | 利用者・主治医 | 月ごとの看護目標・具体的なケア内容・頻度を記載。利用者への説明と署名が必要。 | |
| 訪問看護記録書Ⅰ（フェイスシート） | 初回作成・変更時更新 | 事業所内保管 | 利用者の基本情報（氏名・傷病名・処置内容・家族構成・緊急連絡先等）を記録。 | |
| 訪問看護記録書Ⅱ（経過記録） | 訪問ごと | 事業所内保管 | 毎回の訪問内容（バイタル・観察・実施ケア）を日付・時刻・記名で記録。修正液禁止。 | |
| 訪問看護報告書 | 月1回以上 | 主治医 | 当月のケア内容・病状変化を主治医に報告。計画書と合わせて提出。 | |
| サービス提供記録（利用者交付分） | 訪問ごと | 利用者 | 訪問内容の概要を利用者・家族に交付。利用者の確認署名欄が必要。 | |
| 事故報告書 | 事故発生時 | 行政（市区町村・府） | 転倒・誤薬・急変等の事故の経過・原因・対応策を記録。行政報告が必要な場合あり。 | |
| ヒヤリハット報告書 | 随時 | 管理者 | 事故に至らなかった事例を記録し、再発防止策を検討するための書類。 | |
| 苦情受付記録 | 苦情受付時 | 事業所内保管 | 利用者・家族からの苦情内容・対応・解決の経緯を記録。5年間保管。 |
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③ 推奨書類（義務ではないが強く推奨）
💡 なぜ推奨書類が大切？
義務ではなくても整備しておくことで、①監査時の印象が大幅に向上、②スタッフ間の業務標準化、③トラブル発生時の根拠資料になります。
| 書類名 | 目的・効果 | 詳細 |
|---|---|---|
| 緊急連絡フロー図 | スタッフ全員が同じ手順で緊急対応できるようにする。新人教育・実地指導時に有効。 | |
| 業務マニュアル（訪問時チェックリスト） | バイタル測定・服薬確認・皮膚観察等の標準手順を明文化。ミスの防止と質の均一化。 | |
| 事業継続計画（BCP） | 2024年度より運営基準で整備義務化（猶予期間あり）。災害・感染症発生時の事業継続手順を定める。 | |
| 個人情報保護規程 | 個人情報の取扱いルールを明文化。利用者説明・研修に活用。漏洩事故時の責任所在を明確にする。 | |
| ハラスメント防止方針 | 利用者・家族からのハラスメント（暴言・暴力）対応方針を明文化。スタッフを守る。 | |
| 退院前カンファレンス記録 | 退院時共同指導加算の算定根拠。多職種連携の記録としても重要。 | |
| 看護師等の自己評価シート | 年1〜2回の面談時に活用。スタッフの成長・処遇改善加算のキャリアパス根拠にもなる。 | |
| 医療材料・消耗品の在庫管理台帳 | コスト管理・発注漏れ防止。実地指導時の衛生管理体制の確認にも使える。 |
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④ 書類の保管期間一覧
📌 原則5年以上の保管が必要
訪問看護の記録・書類は、サービス完結日から最低5年間保管が義務です（健康保険法・障害者総合支援法）。
| 書類の種類 | 保管期間 | 根拠・備考 | 詳細 |
|---|---|---|---|
| 訪問看護記録書（Ⅰ・Ⅱ）・計画書・報告書 | 5年（完結後） | 健康保険法・医療法。電子保存可。 | |
| 契約書・重要事項説明書・同意書 | 5年（契約終了後） | 運営基準省令。 | |
| 訪問看護指示書（コピー） | 5年 | 原本は主治医が保管。コピーを事業所保管。 | |
| 苦情受付記録・事故報告書 | 5年 | 運営基準省令。0件でも記録・保管が必要。 | |
| 従業員名簿・勤務記録・研修記録 | 5年 | 労働基準法・実地指導での確認対象。 | |
| レセプト（請求書類） | 5年 | 健康保険法。国保連の審査済みデータも保管推奨。 | |
| 指定申請書類・指定通知書 | 廃業まで | 事業継続中は保管。更新申請時に参照。 |